Organiser une journée portes ouvertes

Les portes ouvertes sont une vitrine de l’entreprise. Durant cette journée vous allez pouvoir valoriser le savoir-faire de votre société et séduire le public venu visiter votre entreprise, qu’il s’agisse de simple curieux ou d’éventuels clients ou fournisseurs.

Explorons les différents points à prendre en compte pour organiser une journée portes ouvertes.

I – Déterminez les profils de vos invités, vos objectifs et moyens

Premièrement, pour organiser une journée portes ouvertes au sein de votre entreprise vous devez déterminer le budget nécessaire.

Ce budget dépend principalement des objectifs que vous visez durant cette journée : simple visite, ateliers, animations… Pour définir ces objectifs, commencez par définir les profils de vos invités : particuliers curieux, potentiels clients, potentiels fournisseurs et collaborateurs. Pour chacun, vous devez organiser des activités adaptées.

II – Préparer un calendrier – media planning avec les dates de chaque étape

Il est indispensable de bien organiser la journée portes ouvertes en définissant un media planning pour promouvoir cette journée et mettre en avant les atouts de votre entreprise. La date de chaque étape de ce plan média doit être définie dans votre calendrier avec des deadlines bien définies.

En appliquant ce déroulement, vous optimiserez les chances que vos portes ouvertes soient visibles dans les médias et que le public soit au rendez-vous le jour J. Communiquer sur vos portes ouvertes est primordial pour attirer du monde.

III – Lancer les invitations

Annoncer les portes ouvertes de votre entreprise uniquement à travers les médias n’est pas suffisant. Vous devez également procéder à des invitations.

Elles s’adressent principalement au monde professionnel, mais vous pouvez également inviter des représentants locaux départementaux et régionaux.

IV – Réserver un traiteur ou stand de boissons + en cas

La journée portes ouvertes se doit d’être accueillante. Aussi, vous devez inclure un espace de restauration. Il peut s’agir d’un simple stand où le public va venir se servir en amuse-bouches et en boissons.

Le plus simple est de faire appel à un traiteur pour préparer et gérer cet espace restauration.

V – Solliciter vos équipes

Pour que la journée portes ouvertes soit un succès, vous allez devoir former vos salariés. Différentes équipes devront être créées pour gérer les différentes activités de cette journée, de l’accueil du public aux ateliers en passant par les visites et les animations.

Chaque collaborateur doit être capable de répondre aux questions qui lui seront posées, ou du moins de renvoyer le public vers le salarié le plus à même de répondre aux renseignements demandés.

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